В продукте "Сфера. Документы" это реализовано с помощью шаблонов, с которыми легко работать благодаря простому интерфейсу. Создаваемые шаблоны позволяют экспортировать документ в различные форматы. За счет применения принципа единого источника данных удается избежать "перепечатывания" одних и тех же сведений: информация из одного документа в другой добавляется посредством ссылки на первоисточник и при его обновлении изменяется во всех связанных с ним экземплярах автоматически. Кроме того, в случае составных документов копирование информации от соисполнителей в конечный документ тоже происходит с помощьюссылок на первоисточник.
Поскольку "Сфера.Документы" - один из продуктов платформы производства ПО "Сфера", он может быть легко интегрирован с другими, в частности - со "Сфера.Функциональное тестирование" и "Сфера.Релизы". Это обеспечивает автоматизацию формирования тестовых документов и связь документов с циклом производства продукта. Такое взаимопроникновение формирует консистентный пользовательский опыт в рамках всего бизнес-процесса работы с документом.
Повышение качества. Точность, отсутствие ошибок и безупречное оформление документов особенно актуальны для госкомпаний и бизнес-игроков ряда жестко регулируемых отраслей. Сегодня к их числу относятся предприятия из фармацевтической, банковской отраслей или из атомной и авиационной промышленности.
Новые продукты для них создаются в рамках контрактов по ФЗ, и ожидается, что в отношении используемого ими ПО будет ужесточаться контроль со стороны государства. Повышенные требования распространяются и на документацию, которая на внутреннем рынке должна соответствовать ГОСТу, а, если компания работает на внешних рынках, еще и зарубежным стандартам.
Ошибки в этом случае чреваты серьезными последствиями. Избежать их помогает уже упомянутая выше шаблонизация, так как образцы документов изначально содержат все предусмотренные законом требования к оформлению и контенту и подсказки по заполнению тех или иных разделов. Кроме того, в "Сфере.Документы" повышение качества разрабатываемой документации происходит за счет автоматизации механик формального контроля документов.
Доступность инструмента. Очень небольшое число компаний используют для работы с документами сложные самописные решения. Реализовать такой проект могут себе позволить только лидеры ИТ-рынка, способные нанять множество разработчиков. Остальные традиционно собирают документацию по проекту из фрагментов, написанных в файлах Word. Или ведут описание внутренних процессов в Confluence или MadCap, а потом платят за "упаковку" этого контента по ГОСТу. Что очень неудобно, а с момента введения санкционных режимов и небезопасно.
С уходом глобальных вендоров с российского рынка остро встал вопрос миграции на отечественное ПО, однако здесь зрелых предложений до 2022 г. практически не было. Продукт "Сфера.Документы" находится в высокой степени готовности: он уже апробирован в компаниях ИТ-холдинга Т1 и показал свою эффективность для enterprise-сегмента.
Сокращение затрат на разработку и изменение документации. Специалисты, занятые на крупных проектах, утверждают, что 3-7 процентов стоимости закладывается на оформление документов. За счет подключения инструментов работы со структурированными документами можно достичь значительной экономии. Кроме того, их использование сводит к минимуму отвлечение сотрудников от целевой деятельности по разработке ПО и снижает риски их увольнения.
С помощью ИТ-инструментов бизнес фактически получает "розетку", в которую можно втыкать вилку от разных источников - один человек, работающий с документацией, может с легкостью собирать данные из смежных систем, хранящих различную информацию, и экспортировать их, переиспользовать информацию. Уже нет необходимости заставлять руководителя проекта вместе с аналитиками писать документацию ночами или нанимать за большие гонорары людей на аутсорсе.
Снижение стресса в agile-командах. Современные команды разработчиков привыкли творить в рамках гибких методологий, они действуют в формате: сначала код - потом документация. При этом написать пользовательское руководство, требования к которому значительно упрощены, сами разработчики и аналитики еще могут. Но необходимость написать 700 и более листов документации, которая должна быть оформлена строго по ГОСТу - это касается как содержания, так и оформления - вызывает большие проблемы.
Разрешить культурный конфликт agile с бюрократией можно с помощью тех же инструментов работы со структурированными документами. Подсказки в шаблонах и автоматизация заполнения разделов документа через интеграцию с системой источников данных, например, с другими продуктами "Сферы" или CRM и ERP системами облегчает работу разработчика. Кроме того, чтобы сократить сроки согласования документа и избежать его возврата на доработку, подключаются механизмы упрощенной проверки и работы с версиями.
Заключение
Работая с крупными государственными и коммерческими заказчиками, мы в полной мере ощутили на себе сложность разработки и согласования программных документов. Именно поэтому в ряду первых инструментов платформы производства "Сфера" были те, что автоматизируют забюрократизированные процессы в целом и работу со сложно структурированными документами в частности. Мы видим, что сегодня эти сервисы востребованы сотрудниками многих компаний, производящих ИТ-продукты, в первую очередь, бизнес-аналитиками и разработчиками.
Кроме того, инструменты актуальны для всех производственных компаний, где у сотрудников есть необходимость создавать технические документы для своих изделий. Еще одна область, где наш продукт может принести значительную пользу, - это компании и отдельные подразделения, работающие с большим потоком административной и распорядительной документации: различными приказами, распоряжениями, регламентами и инструкциями. В этом случае быстрое преднастроенное шаблонизирование документов позволяет сократить трудозатраты на их создание.