Как выстроить рабочую систему внутреннего контроля

20.10.2025


Система внутреннего контроля — это не дополнительная нагрузка на бизнес, а инструмент повышения его эффективности. СВК помогает выявлять узкие места в процессах, предотвращать ошибки в отчетности и обеспечивать соответствие требованиям контролирующих органов. Объясняем, как создать систему контроля, которая экономит ресурсы и укрепляет позиции бизнеса.

Зачем компании система внутреннего контроля

Система внутреннего контроля (СВК) — это комплекс мер и процедур, которые помогают компании управлять рисками и достигать поставленных целей. В основе СВК лежит простая идея: лучше предупредить проблему, чем устранять ее последствия.
Многие руководители воспринимают внутренний контроль как излишнюю бюрократию. На деле правильно настроенная система решает важные задачи бизнеса:
• Защита от финансовых потерь. СВК предотвращает ошибки, которые дорого обходятся организации. Например, контрольные процедуры в бухгалтерии помогают избежать неточностей в налоговых расчетах и связанных с ними доначислений. Процедуры в логистике предупреждают потери товара на складе. Контроль закупок исключает переплаты поставщикам.
• Повышение операционной эффективности. Система внутреннего контроля выявляет узкие места в бизнес-процессах. Она показывает, где сотрудники тратят время впустую, где дублируются функции, а где не хватает автоматизации.
• Обеспечение качества отчетности. Регулярные проверки и сверки гарантируют, что управленческая и регуляторная отчетность содержит достоверные данные. Руководство получает точную картину для принятия решений, а риск штрафов от контролирующих органов снижается до минимума.
• Выполнение требований регуляторов. Некоторые виды деятельности предполагают повышенные требования к системам контроля. Например, для перехода на налоговый мониторинг организации обязаны внедрить СВК согласно приказу ФНС от 25.05.2021 № ЕД-7-23/518@. Создание системы внутреннего контроля — это вопрос эффективного управления организацией в долгосрочной перспективе.

Как создать систему внутреннего контроля

В большинстве компаний элементы внутреннего контроля уже есть — например, сверки в бухгалтерии, инвентаризации. Проблема в том, что они работают разрозненно и покрывают не все риски. Чтобы получить реальную пользу, контрольные процедуры нужно систематизировать и встроить в ежедневные операции организации. Рассмотрим основные этапы внедрения.
Этап 1. Анализ и картирование бизнес-процессов
Прежде чем внедрять систему внутреннего контроля, нужно понять, что именно контролировать. Для этого составляют карту всех бизнес-процессов компании.
Начните с процессов, которые критически важны. Обычно это финансовые операции, производство, продажи и закупки, управление. Опишите каждый процесс пошагово: кто, что и в какой последовательности делает.
Акцентируйте внимание на вопросах, где возможны ошибки или злоупотребления. Например, в процессе закупок это этапы выбора поставщика, согласования цены и приемки товара. В бухгалтерском учете — операции с первичными документами и формирование отчетности.
Картирование лучше проводить совместно с сотрудниками, которые непосредственно выполняют операции. Они знают нюансы, которые не видны со стороны управления, и могут подсказать, где чаще всего возникают проблемы.
Этап 2. Идентификация и оценка рисков
На основе карты процессов составляйте реестр рисков. Для каждого процесса определите, что может пойти не так и к каким последствиям это приведет.
Риски бывают разные:
• финансовые — потеря денег, например, из-за ошибок в учете или мошенничества;
• операционные — сбои в работе, которые снижают эффективность;
• репутационные — действия, которые вредят имиджу организации; • регуляторные — нарушения требований контролирующих органов.
Каждый риск нужно оценить по двум параметрам: вероятности наступления и размеру ущерба. Используйте простую шкалу, например, от 1 до 5 баллов. Риски с высокими оценками по обоим параметрам требуют первоочередного внимания.
Не пытайтесь учесть все возможные проблемы сразу. Сосредоточьтесь на тех, которые могут серьезно навредить бизнесу. Мелкие риски можно проработать позже, когда система заработает.
Этап 3. Разработка контрольных процедур
Для каждого значимого риска нужно создать контрольную процедуру — конкретное действие, которое предотвратит или выявит проблему.
Контрольные процедуры должны быть простыми и понятными. Например, для риска ошибок в первичных документах подойдет процедура обязательной проверки данных перед их обработкой. Для риска несанкционированных трат — двойное подписания крупных расходов.
Важно правильно распределить ответственность. Один сотрудник выполняет операцию, другой ее проверяет. Это исключает возможность сокрытия ошибок или злоупотреблений. Например, кассир принимает платежи, а бухгалтер сверяет их с документами.
Не усложняйте процедуры без необходимости. Избыточный контроль в управлении замедляет работу и демотивирует сотрудников. Контролируйте то, что действительно критично для бизнеса.
Этап 4. Документирование системы
Все элементы СВК нужно зафиксировать в документах. Основной из них — положение о системе внутреннего контроля. В нем описывают цели, распределение ответственности, перечень рисков и контрольных мероприятий.
Дополнительно создают регламенты для каждого процесса. В них пошагово описывают, кто и что должен делать, какие документы оформлять, как проводить проверки. Не забывайте про матрицы ответственности — таблицы, где четко указано, кто за что отвечает. Это поможет избежать путаницы и дублирования функций.
Документация по системе внутреннего контроля должна быть понятной. Сотрудники будут пользоваться ей в ежедневной работе, поэтому избегайте сложных формулировок и юридического языка.
Этап 5. Внедрение и мониторинг эффективности
После создания документов начинается самый сложный этап — внедрение в работу. Проведите обучение для всех сотрудников, которые будут выполнять контрольные процедуры. Объясните не только что делать, но и зачем это нужно.
Следите за тем, как выполняются процедуры. Первое время сотрудники могут забывать о новых требованиях или подходить формально. Регулярно проверяйте качество контроля и корректируйте процессы при необходимости.
Оценивайте эффективность системы: снизилось ли количество ошибок в отчетности, стало ли меньше претензий от контролирующих органов. Если система не дает ожидаемых результатов, пересмотрите или усильте контроль в проблемных областях. Регулярно обновляйте реестр рисков и контрольные процедуры с учетом изменений в бизнесе.
Представленная схема дает общее понимание логики построения СВК. Небольшие компании могут внедрить такую систему силами финансовой службы, используя простые процедуры и минимальное документирование. Крупные организации обычно создают отдельные подразделения внутреннего контроля и аудита, которые методически сопровождают систему и управляют ей.

Особенности СВК для налогового мониторинга

Организации, которые планируют переход на налоговый мониторинг, должны учитывать специальные требования ФНС России. Здесь недостаточно общих контрольных процедур — нужна система, которая соответствует критериям налогового ведомства.
Уже на этапе подачи заявления о переходе на налоговый мониторинг организация должна предоставить в налоговый орган:
• информацию об организации СВК;
• оценку уровня системы;
• перечень контрольных процедур.
Указанный перечень документов – это лишь часть отчётных форм СВК, которые становится обязательной для компаний-участников режима. Всего же таких форм восемь, пять из них предоставляются ежеквартально и три на ежегодной основе. Все 8 документов формализованы по форме и формату и подаются в машиночитаемом формате XML.
ФНС требует детально описать, как организация контролирует правильность расчета налогов, своевременность подачи деклараций и достоверность данных в отчетности.
Автоматизация значительно повышает эффективность СВК и снижает нагрузку на сотрудников. Она исключает человеческий фактор, позволяет выявлять ошибки в режиме реального времени и сократить время на обработку документов и информации. Например, система Визор позволяет вести реестры рисков и контролей, на их основе автоматически формировать отчетность СВК в нужном формате, а также документировать контрольные процедуры в едином пространстве всеми ответственными исполнителями.
Узнайте, как Визор помогает автоматизировать СВК и подготовиться к налоговому мониторингу. Наши эксперты расскажут о возможностях системы для вашего бизнеса и помогут выбрать оптимальную конфигурацию.

Поделиться

Копировать ссылку