Мультивакансия в Юнион: Новый уровень эффективности массового подбора

Мультивакансия в системе подбора Юнион — это инновационное решение для компаний с распределённой структурой, кадровых агентств, крупных холдингов и всех, кто сталкивается с массовым подбором персонала или регулярно закрывает одинаковые позиции в разных локациях и подразделениях. Если вам важно управлять процессом подбора централизованно, быстро реагировать на изменения потребностей бизнеса и минимизировать рутину, то данный инструмент будет вам крайне полезен. В этой статье Ведущий аналитик продукта Юнион Савивская Алина расскажет, как новый функционал решает ключевые боли рекрутеров и заказчиков, упрощает управление подбором и ускоряет закрытие позиций.

При общении с руководителями подбора разных компаний часто приходится слышать их боль, что рекрутеры теряют уйму времени на создание и ведение множества практически одинаковых вакансий. Это не только неудобно, но и чревато ошибками: дублирование данных, путаница с кандидатами, потеря важных откликов. И, честно говоря, это одна из самых больших проблем в массовом подборе.

Массовый подбор — это всегда вызов для HR-отделов и рекрутеров. В условиях ограниченного времени и большого объёма вакансий, особенно когда речь идёт о найме одинаковых специалистов в разные регионы или подразделения, традиционные методы часто оказываются неэффективными и ресурсоёмкими. В таких случаях ключевым становится не просто скорость, а грамотная организация процесса, которая позволяет минимизировать дублирование работы и повысить качество отбора.

С мультивакансией ситуация меняется кардинально. Представьте, что теперь можно объединить все похожие вакансии в одну — и при этом сохранять уникальные особенности каждой подвакансии. Это действительно удобно и экономит кучу времени.

Кроме того, возможность массового изменения статусов, архивирования или переноса позиций — это просто находка для руководителей подбора, которые ежедневно проводят актуализацию открытыми вакансий в компании. Не нужно больше тратить часы на рутинные операции.

Проблема разбора откликов на одинаковые вакансии в разные отделы теперь тоже решается функционалом Мультивакансии. Теперь публикацию на работном сайте рекрутеры будут крепить к верхнему уровню вакансий, в рамках него разбирать отклики, а далее уже из общей базы кандидатов на определенную должность распределять кандидатов по позициям в отделы без дополнительных действий.

Особенно хочу подчеркнуть удобство работы с резервом кандидатов. Возможность формировать пул, обрабатывать кандидатов на верхнем уровне и потом быстро распределять их по позициям — это реальный прорыв, который экономит время и снижает риск потери ценных специалистов.

Обратите внимание, какие возможности отрываются с новым функционалом:

• Объединение вакансий для поиска одинаковых специалистов в разные города/департаменты — все отклики и кандидаты собираются в единой базе, а распределение происходит по нужным подразделениям.

• Клонирование позиций — при создании одной карточки можно сразу указать нужное количество копий, что экономит время заказчика и ускоряет старт подбора.

• Публикация одной вакансии на всю группу специалистов — если поиск ведётся в несколько отделов, это снижает расходы на размещение и сокращает время на обработку откликов.

• Массовые действия — удобное изменение статусов, архивирование, перенос групп и позиций, массовое создание новых позиций. Всё это реализовано в один клик.

• Гибкая работа с резервом кандидатов — кандидаты могут быть прикреплены на любом уровне (группа, позиция, вся мультивакансия), формировать резерв и быстро распределяться по открытым позициям.

• Сквозная аналитика и прозрачность — заказчики и руководители видят полную картину по всем кандидатам, статусам и этапам подбора всей группы позиций.

• Быстрое масштабирование — при открытии новых позиций или филиалов система автоматически предзаполняет основные поля, а рекрутеры могут быстро разобрать кандидатов из общего резерва Мультивакансии.

Допустим ситуацию, когда компании необходимо закрыть одинаковые позиции, но в разные отделы. Важно отметить, что по скольку подбор ведется в разных отделах, согласовывать кандидата тоже придется не с одинаковыми Заказчиками.

Раньше HR-отделу приходилось работать с отдельными вакансиями для каждого отдела, что вызывало путаницу в базе кандидатов и публикациях. Кроме того, рекрутерам приходилось договариваться о разборе откликов из одной вакансии, а затем переводить на свои, кроме траты лишнего времени, это еще приводило и к некорректной аналитике по вакансиям, где хранились отклики.

С появлением мультивакансии всё изменилось. Теперь в Юнион можно создать одну общую вакансию с вложенными позициями на каждый город. Все отклики собираются в единой базе Мультивакансии, и рекрутеры могут без дополнительных действий быстро распределить кандидатов по нужным филиалам. Это поможет ускорить срок закрытия вакансии и обеспечит больше удобства в работе с откликами. Для Заказчиков тоже есть плюс, при появлении потребности в подборе им достаточно будет создать новую позицию из Мультивакансии. При таком создании будет продублирована основная информация в полях из верхнего уровня, потребуется только дополнительно указать уникальную характеристику открытой позиции – город, отдел или другое.

Что мне особенно нравится, так это возможность формировать резерв кандидатов по должности. Это значит, что, если сегодня нет подходящего кандидата на конкретную позицию, можно сохранить его в резерве и быстро привлечь, когда появится новая потребность. Это реально помогает избежать повторного поиска и экономит ресурсы.

Лично я считаю, что такая централизованная система управления однотипными вакансиями — это именно то, что нужно для эффективного масштабирования подбора в современных условиях.

Из моего опыта работы с заказчиками разных уровней могу сказать, что прозрачность — ключевой фактор успешного взаимодействия. Мультивакансия даёт возможность заказчикам видеть только свои позиции и отслеживать статус кандидатов в реальном времени, по сколько для позиции каждого заказчика будет создана своя подвакансия в рамках всей группы вакансий.

Каждый заказчик получает доступ только к своей группе и видит статус кандидатов по своей позиции без дополнительной настройки. Это значительно упрощает коммуникацию, ускоряет согласование и повышает доверие между заказчиком и рекрутером. На мой взгляд, именно такие инструменты помогают выстраивать долгосрочные и продуктивные отношения внутри компании.

В крупных компаниях часто возникает ситуация, когда несколько рекрутеров работают над похожими вакансиями и, как следствие, дублируют усилия или «перехватывают» кандидатов друг у друга.

С мультивакансией этот вопрос решается благодаря единой базе резервных кандидатов по должности в виде первого уровня Мультивакансии. Рекрутеры работают с общим резервом резюме и распределяют кандидатов только с верхних уровней на свои позиции, что исключает дублирование и повышает согласованность команды.

В Юнион рекрутеры смогут проводить общие этапы с кандидатами на верхних уровнях Мулитьвакансии, а при распределении на свою позицию перемещать сразу на нужный финальный этап подбора, например, на «Оффер». Таким образом этап первичного скрининга будет закрыт для кандидата на верхних уровнях единожды, а информация по ним будет доступна всем рекрутерам Мультивакансии.

Если говорить о руководителях подбора и вышестоящих руководителей, то мультивакансия даёт им возможность видеть всю картину целиком по всем позициям в разных подразделениях, отделах, городах и тд. Это значит, что можно быстро выявлять узкие места, контролировать процесс и принимать решения на основе реальных данных. С точки зрения аналитика, централизованный контроль — это то, что помогает руководителям принимать обоснованные решения и оперативно реагировать на изменения.

Это особенно важно для многофилиальных компаний и агентств, где контроль над большим количеством позиций и кандидатов — залог успешного найма.

Благодаря функциям массовой смены статуса, переноса позиций и групп между вакансиями руководители смогут проводить перестановки в подбора несколько кликов, в случае необходимости.

Наконец, хочу отметить, что мультивакансия отлично подходит для масштабирования. При открытии новых филиалов или запуске проектов Заказчики могут массово создавать позиции из одной формы в рамках мультивакансия, при чем система заполнит часть полей.

Здесь снова подчеркиваю удобство реестра кандидатов на первых уровнях для рекрутера и скорости закрытия вакансии. Обычно при открытии нового филиала образуется достаточно большое количество открытых позиций. Раннее сформированная база специалистов, нераспределенная по конечным точкам, поможет укомплектовать команду быстрее, чем если бы пришлось бы искать с нуля, даже в общей базе кандидатов.

Это экономит ресурсы и ускоряет закрытие вакансий от этапа появления потребности в компании, что, на мой взгляд, является критически важным в условиях дефицита квалифицированных кадров и высокой конкуренции на рынке труда.

На рынке обычно принято создавать 2-уровневую иерархию для мультивакансии, где первый уровень – папка, а второй – каждая позиция. Проведя исследования, мы поняли, что этого недостаточно. Почему? Ответ лежал на поверхности – гибкость управления вакансиями и процессами. Часто бывает, что открытие позиции и их количество не успевают оперативно согласовать внутри компании, но перед рекрутментом уже стоит задача поиска в определенный проект. В свою очередь у проекта свои стандартные требования к сотрудникам. Поэтому мы решили добавить еще один уровень – промежуточный между объединением по Должности и объединением по конечной Позиции. Группа может объединять позиции по городу, проекту, подразделению, филиалу и прочим параметрам, пока в системе не заведена конечная позиция, которую закроют из резерва этой группы.

Важно, что в нашей системе группы и позиции можно перемещать и выносить за пределы мультивакансии, благодаря чему любые изменения в структуре, бизнесе и процессах будут поддаваться быстрой настройке буквально в пару кликов.

Пользователи смогут использовать функционал мультивакансии совместно с обычными вакансиями сразу после выхода нашего нового релиза. Дополнительных настроек не потребуется. Для создания мультивакансии пользователям потребуется указать нужный тип вакансии при создании новой вакансии.

Мультивакансия — это не просто удобный инструмент, а стратегическое решение для компаний, стремящихся повысить эффективность и качество подбора.

Новый функционал Юнион экономит время, снижает ошибки, повышает прозрачность и делает процесс подбора более управляемым. Внедрение этой функции поможет компаниям вывести рекрутинг на новый уровень и значительно повысить эффективность работы.

Ведущий аналитик Юнион Савивская Алина.