Что такое конфиденциальные вакансии и кому они нужны
Сталкивались ли вы с ситуациями, когда информация по вашей вакансии раскрывалась коллегам и это мешало вашей работе с ней? Если да, то эта статья для вас. На нашей практике такое происходило при подборе сотрудников на замещение или поиск то-менеджера. Работа с такими вакансиями требует не только осторожности, но и ограничения видимости от коллег. Но вести подбор в блокноте с замочком не лучшее решение, особенно когда работа с остальными вакансиями у вас автоматизирована.
Сейчас на рынке большинство ATS систем позволяют создать скрытую вакансию, которая будет видна лишь небольшому кругу лиц.
В недавнем релизе Юнион мы добавили возможность создавать такие вакансии, по нашему мнению, это пригодится всем участникам подбора. HR директорам и HR-BP, которые отвечают за кадровую безопасность компании, рекрутерам, которые ведут деликатный подбор и нуждаются в надежной защите информации, а также заказчикам подбора, которые хотят контролировать распространение информации о вакансиях.
Скрытые вакансии — это реальность современного рекрутинга, особенно когда речь идет о замене топ-менеджмента, подборе на стратегически важные позиции или работе с коммерческой тайной.
Какие боли закрывает конфиденциальная вакансия?
Не все компании задаются целью скрывать свои чувствительные вакансии от посторонних сотрудников. Более того, многие не знают, как определить такую вакансию. Мы считаем, что есть два основных направления подбора персонала, которые стоит скрывать: подбор на замещение и подбор на ключевую должность в компании.
Если мы ищем сотрудника на замещение, то при общем доступе к вакансии он сможет об этом узнать, что может негативно скажется на качестве его работы. Мало кому понравится новость о том, что ему уже ищут замену, поэтому действия сотрудника невозможно предугадать, он может начать нарушать дисциплину или срывать сроки, а может «совершенно случайно» потерять важный документ. Особенно чувствительна может быть ситуация, когда мы хотим заместить коллегу-рекрутера из нашего же подразделения.
При подборе сотрудника на ключевую позицию в компании последствия могут быть серьезнее. При раскрытии информации о вакансии мы можем снизить уверенность сотрудников в компании. При крупных перестановках внутри отдела некоторые сотрудники могут подать свои резюме на площадки по поиску работы, «на всякий случай». Если не принять меры, то увеличится текучесть кадров. Также есть риски нарушения взаимодействия с клиентами или угроза сделкам компании, когда от одной новости о поиске директора клиенты начинают считать компанию ненадежной. Такие последствия серьезно нарушат планы компании и принесут существенные расходы.
Немаловажной проблемой может стать психологический фактор, когда рекрутер не уверен, что, подбирая кандидата в системе, он не «засветит» свою активность у другого пользователя.
Последствия раскрытия информации о вакансии могут быть серьезными и не всегда очевидными. Поэтому, в компании важно вовремя определить потребность в конфиденциальной вакансии и принять меры.
Возможности конфиденциальной вакансии в Юнион
С новым функционалом становятся доступными следующие возможности:
Для каждой вакансии можно выставить метку конфиденциальности, после чего она будет доступна только для выбранного круга лиц. Если пользователь имеет полный доступ к вакансиям в настройках своей роли, то он все равно не увидит такую вакансию во всей системе.
Ручное разграничение доступов к просмотру конфиденциальной вакансии. Наша ключевая особенность функции – возможность вручную настроить список лиц с доступом к вакансии. По умолчанию конфиденциальную вакансию видят ее автор и участники, но при необходимости мы можем добавить и других лиц, которым она будет доступна.
Ручное разграничение доступов к редактированию конфиденциальной вакансии. Если не все лица, которые видят скрытую вакансию, должны иметь возможность ее редактировать (и снимать метку конфиденциальности), то можно по аналогии с обычным доступом настроить доступ к редактированию. При таком подходе мы минимизируем шанс того, что конфиденциальная вакансия будет изменена без согласования с заказчиком найма.
При работе с конфиденциальными вакансиями в системе стоит обратить внимание на ряд важных моментов. Конфиденциальные вакансии можно публиковать на работных площадках. И принимать решение о публикации будет ответственный рекрутер, ему придется подстраиваться и понимать конкретный случай. Если ведется подбор на новые направления бизнеса или планируется новый генеральный директор, то стоит отказаться от публикаций такой вакансии и оставить ее для работы только внутри системы.
Кандидаты, которые рассматриваются на конфиденциальные вакансии, будут отображаться в базе кандидатов для пользователей, у которых ролевая модель позволяет их видеть. Это сделано намеренно: кандидат может подойти на другую не конфиденциальную вакансию (если мы ищем на замещение), его доступность для других пользователей может помочь с наймом на другие вакансии.
Кейс использования функционала
Представьте ситуацию, когда руководство компании решило заменить директора по развитию бизнеса в одном из регионов. За процессом подбора хочет наблюдать руководство, директор по персоналу и HR-BP. При этом, текущий заместитель директора не должен узнать о поиске.
Как в Юнион реализовать подбор по кейсу:
Директор по персоналу создает вакансию в Юнион, заполняет описание вакансии, указывает ответственного рекрутера, HR-BP;
Активирует конфиденциальность вакансии, теперь она доступна только ее участникам;
Настраивает доступ к редактированию так, чтобы изменить вакансию мог только генеральный директор и сам HRD как ее автор. Теперь никто не сможет подправить данные по вакансии без ведома этих двух сотрудников;
Дальше мы расширяем доступ к вакансии, добавляя наше руководство. Мы не хотим делать их участниками вакансии, чтобы не докучать их письмами о новых событиях по ней, они просто хотят в любое время открыть вакансию и понять статус подбора. Важно: мы не даем доступ заместителю директора;
Сохраняем вакансию, она готова к работе, а все лица могут быть уверены, что подбор будет конфиденциален.
Затем рекрутер начинает поиск кандидатов. Вакансия полностью скрыта от директора по развитию бизнеса и его заместителя — они не видят ее в общем списке. Даже если они найдут в базе кандидатов резюме «Директор по развитию бизнеса», то никакая информация, связанная с нашей конфиденциальной вакансией, не будет им доступна.
Результат: руководство компании видит прогресс подбора в реальном времени, может просматривать кандидатов и участвовать в принятии решений. При этом вакансия скрыта от посторонних глаз и риск утечки минимален.
Итоги: почему конфиденциальная вакансия — это важно и нужно
На мой взгляд, возможность создавать вакансии ограниченного доступа не ограничивается стандартными сценариями, ее можно адаптировать под другие цели в зависимости от бизнес-процессов компании. Например, реализовать работу внешней команды рекрутеров через конфиденциальные вакансии, чтобы внешняя команда видела только назначенные на них вакансии, а внутренняя команда – только свои.
В текущих реалиях процессов рекрутинга даже небольшие компании могут столкнуться с необходимостью ограничить доступ к вакансиям, поэтому важно иметь такой инструмент.
Конфиденциальные вакансии стали обязательным инструментом в системах по автоматизации подбора персонала. Они дают всем участникам подбора уверенность, что утечки информации не произойдет, предоставляют удобный процесс настройки доступа к вакансиям, автоматизируют скрытие данных по системе и позволяют сосредоточиться на самом главном – подборе кандидата на вакансию.
Кайгородцев Егор, аналитик Юнион