HRM системы: что это, зачем нужны и как выбрать лучшее решение

Управление персоналом включает множество задач: подбор сотрудников, кадровый учёт, обучение, контроль рабочего времени и другие. HRM-система автоматизирует эти процессы, сокращает время на рутинные операции и помогает специалистам работать более эффективно. Разберём, что такое HRM-системы, какие задачи они решают и на что обратить внимание при выборе.

HRM-система (Human Resource Management system) – это программное решение для автоматизации управления персоналом. Она охватывает все этапы работы с сотрудниками: от момента, когда компания публикует вакансию, до увольнения или выхода человека на пенсию. Система объединяет разрозненные HR-процессы в единое пространство и помогает специалистам работать быстрее и точнее.

В основе HRM лежит принцип комплексного подхода к управлению персоналом. Вместо того чтобы использовать отдельные инструменты, компания получает решение, которое закрывает все потребности HR-отдела:

• Рекрутмент – публикация вакансий, работа с откликами, организация собеседований, отбор кандидатов.

• Кадровый учёт – ведение личных дел сотрудников, хранение документов, учёт изменений в штате.

• Адаптация и обучение персонала – онбординг новых сотрудников, планирование и контроль обучающих программ.

• Учёт рабочего времени – фиксация графиков, отпусков, больничных, командировок.

• Оценка и мотивация сотрудников – проведение аттестаций, постановка целей, KPI.

• HR-аналитика – отчёты по численности, текучести, эффективности процессов.

Такая структура позволяет автоматизировать не только отдельные задачи, но и связи между ними. Например, когда человек принят на работу через модуль рекрутмента, его данные автоматически переходят в кадровый учёт, запускается этап адаптации сотрудника. HR-специалисту не нужно вручную переносить информацию между разными инструментами – всё происходит в рамках одной платформы.

Чем больше сотрудников и сложнее структура бизнеса, тем выше потребность в автоматизации HR-процессов: растёт число задач, увеличивается объём документации, усложняется координация между подразделениями.

Внедрение HRM-системы меняет подход к управлению персоналом и даёт компании конкретные преимущества:

• Экономия времени специалистов. Платформа берёт на себя рутинные операции: формирование документов, отправку уведомлений, обновление данных. HR-специалисты освобождаются от административной работы и могут сосредоточиться на развитии команды.

• Снижение количества ошибок. Когда данные хранятся в одном месте и обновляются автоматически, исчезает риск неточностей из-за ручного ввода, устаревшей информации, человеческого фактора.

• Контроль сроков и процессов. Можно отслеживать статус каждой задачи в режиме реального времени: где находится кандидат в воронке найма, когда истекает испытательный срок, кто планирует отпуск. Это помогает не упустить важные детали и вовремя реагировать на изменения.

• Прозрачная HR-аналитика. Система управления персоналом собирает данные и формирует отчёты по ключевым показателям: скорость закрытия вакансий, текучесть кадров, эффективность обучения персонала. Руководство получает объективную картину для принятия управленческих решений.

• Упрощение взаимодействия. Когда все участники работают в едином пространстве, не нужны долгие переписки и уточнения. Информация доступна тем, кому она необходима, и всегда актуальна.

Эти возможности особенно ценны для компаний, где HR-процессы затрагивают множество людей и подразделений. Чем больше задач приходится координировать, тем выше эффект от автоматизации.

Выбор HRM-системы зависит от специфики бизнеса и задач, которые нужно решить. Универсального HR-решения не существует – важно оценить несколько факторов, чтобы найти подходящее.

Прежде чем изучать предложения на рынке, сформулируйте, какие процессы требуют автоматизации в первую очередь. Если основная проблема – сложности с наймом и высокая нагрузка на рекрутеров, имеет смысл обратить внимание на системы с развитым модулем подбора. Если критична работа с документами и кадровый учёт – выбирайте решения с сильным блоком документооборота. Нет смысла оплачивать избыточные функции HRM, которые не будут использоваться.

Система управления персоналом должна быть понятной для тех, кто будет с ней работать. Если интерфейс сложный и перегруженный, сотрудники будут тратить время на освоение, а не на решение задач. Запросите демонстрацию или тестовый доступ, чтобы оценить, насколько логично выстроена навигация и удобно ли выполнять типовые операции.

Кроме цены самого программного обеспечения, важно понимать, сколько потребуется вложений на запуск: настройка под ваши процессы, обучение сотрудников, интеграция HRM с другими инструментами. Узнайте, входит ли техническая поддержка в стоимость или оплачивается отдельно.

Даже самая надёжная система может столкнуться со сбоями или потребовать помощи при настройке. Узнайте, как организована поддержка: есть ли выделенный менеджер, какое время отклика на запросы, доступна ли помощь в нерабочие часы. Лояльная и оперативная техподдержка – важный фактор, который влияет на комфорт работы.

HRM-система редко работает изолированно. Скорее всего, её нужно будет связать с job-сайтами, мессенджерами, бухгалтерскими программами или другими корпоративными инструментами. Уточните, какие интеграции уже доступны, насколько легко подключить новые сервисы и есть ли API для кастомных решений. Чем шире возможности интеграции HRM, тем проще выстроить единую экосистему.

Попросите настроить демо-версию HRM под ваши процессы и дайте сотрудникам поработать с ней несколько дней. Это поможет понять, насколько HR-решение соответствует ожиданиям и подходит команде.

Многофункциональные платформы удобны для небольших и средних компаний, которым важно объединить все HR-процессы. Это позволяет выстроить связанную систему управления персоналом без необходимости настраивать интеграции между разными инструментами.

Для крупного бизнеса с развитой структурой и большими объёмами задач могут быть эффективнее специализированные решения. ATS для автоматизации HR-процессов, платформы для обучения, отдельные программы для кадрового документооборота – такие инструменты глубже прорабатывают конкретную область и дают больше возможностей для настройки под специфику процессов. Их можно интегрировать с уже существующими корпоративными решениями.

Если перед компанией стоит цель упростить подбор сотрудников и сделать его более управляемым, специализированные ATS дают больше возможностей, чем модуль рекрутмента в составе универсальной платформы. Они заточены под конкретные задачи найма и предлагают глубокую функциональность именно в этой области.

Юнион – российская система автоматизации рекрутмента, которая помогает управлять всем циклом найма: от публикации вакансии до выхода сотрудника на работу. Она объединяет всех участников процесса – рекрутеров, нанимающих менеджеров, кандидатов – в едином информационном пространстве и сокращает время на рутинные задачи.

Ключевые возможности Юнион:

• Low Code технологии позволяют быстро настроить процессы без привлечения IT-команды.

• Контроль SLA этапов найма не даст пропустить важные сроки благодаря автоматическим напоминаниям.

• Планировщик событий уведомляет всех участников встреч, сохраняет заметки и организует процессы.

• Широкая сеть интеграций позволяет связать Юнион с job-сайтами, мессенджерами и другими корпоративными инструментами.

• Техническая поддержка готова решить сложные задачи и ответить на вопросы на каждом этапе работы.

Юнион может стать первым шагом в цифровизации HR-процессов или дополнить уже существующие инструменты в компании. Решение масштабируется под объём работ и растёт вместе с бизнесом. Запросите демо-доступ и оцените, как Юнион может упростить подбор персонала в вашей компании.