Цифровой рекрутер: Калькулятор автоматизации

Рекрутинг в крупной компании — это конвейер, на котором ежедневно обрабатываются десятки вакансий и сотни кандидатов. При этом значительная часть времени уходит не на стратегическую работу, а на рутинные операции: перенос заявок, ручное распределение задач, контроль сроков, взаимодействие с другими подразделениями. В условиях высокой нагрузки даже незначительные задержки в каждом процессе складываются в часы потерь еженедельно.

Цифровизация рекрутинга меняет подход: благодаря автоматизации удается устранить рутину, ускорить процессы и повысить качество взаимодействия с кандидатами и командой. В этой статье — практический разбор типовых задач рекрутера, оценка временных затрат до и после внедрения цифровых решений, а также конкретные цифры экономии.

Возьмем для примера компанию, HR-специалист которой за день формирует 10 новых вакансий, обрабатывает по ним 100 кандидатов и в итоге получает 20 финалистов. Значения условны, но приближены к реальности: именно с такими объемами сталкиваются рекрутеры в крупном бизнесе. На рутинные операции уходит почти все рабочее время, из-за чего страдает эффективность.

Предположим, эта компания хочет справиться с проблемой низкой скорости отбора кандидатов — и решает автоматизировать часть процессов. Разберем, как именно автоматизация с помощью рекрутинговой системы повышает эффективность рекрутинга на разных этапах найма:

Информация о необходимости в новом сотруднике поступает рекрутеру компании из мастер-системы. Ручной перенос данных по одной вакансии занимал около 5 минут — на первый взгляд, это немного. Но при формировании десяти вакансий в день значение увеличивается до 50 минут, в неделю — до 4 часов.

Решения для автоматизации рекрутинга за счет бесшовной интеграции с мастер-системой сводят практически к нулю временные затраты на перенос заявок: вместо 4 часов специалист тратит на это всего несколько минут в неделю.

HR-отдел в компании состоит из множества сотрудников, у них есть своя специализация. Одни лучше знают, как работать с соискателями из ИТ, другие — с сотрудниками бэк-офиса и т.д.

Заявки из мастер-системы распределяются между ними: если это делать вручную, процесс занимает около двух минут для каждой вакансии. При объеме в десять вакансий в день — это полтора часа в неделю. Другое дело — распределять заявки автоматически с помощью HR-платформы. Тогда временные затраты на назначение рекрутера сокращаются с шести часов до нескольких минут в месяц.

Важно не просто назначить ответственного рекрутера, но и проследить, чтобы он пообщался с кандидатом. Часто специалисты после распределения вакансий не успевают связаться с соискателем и тот принимает другой оффер.

На выявление в базе компании «упущенных» кандидатов по каждой вакансии ежедневно уходило около 5 минут: нужно найти карточку, проверить ее статус, посмотреть историю переписки и телефонных разговоров. Десять вакансий в день, пять дней в неделю — получается около 4 часов. При этом никто не мог гарантировать стопроцентное покрытие — часть кандидатов рекрутеры все равно пропускали из-за неэффективно выстроенных процессов.

Если автоматизировать процесс найма, система может следить за кандидатами, проставлять им статусы и уведомлять менеджеров о просрочке без дополнительного контроля. Это снижает затраты до нескольких минут в неделю, а также уменьшает число потерянных соискателей.

У выбранной нами компании несколько направлений подбора. Для каждого существуют свои чек-листы и скрипты коммуникаций с потенциальным кандидатом Время рекрутера тратилось и на выбор нужного, и на оцифровку вопросов-ответов. Если на каждого из 100 кандидатов уходит около 5 минут в день, то в пересчете на неделю значение составляло 40 часов.

Цифровое решение самостоятельно предлагает нужный чек-лист с набором вопросов — исходя из необходимых скиллов и тех компетенций, которые оцениваются в процессе собеседования. Это радикально снизило временные затраты — до пары минут в день.

Раньше заказчики мало интересовались процессом подбора. Из-за этого, по нашим подсчётам, без обратной связи оставался каждый пятый соискатель, а на взаимодействие с командой по всем вакансиям HR-специалист тратил около 100 минут ежедневно или 8 часов в неделю.

Современные HR-платформы подсвечивают кандидатов, по которым есть просрочка. Как показывает практика, внедрение этой функции позволило сэкономить на каждом из сотни соискателей около часа в месяц.

Это актуально и для взаимодействия с сотрудниками службы безопасности (СБ): сотни минут уходили на коммуникацию и апдейты. Сотрудники СБ — отдельный департамент, слабо интегрированный с остальными системами компании. Рекрутер был вынужден в индивидуальном порядке отправлять анкеты и отслеживать получение результата. Для каждого из двадцати финалистов процесс занимал около 5 минут.

Автоматизированная система полноценно интегрировала службу безопасности в процесс: теперь запросы распределяются между сотрудниками автоматически, а быстро принять решение по каждому из кандидатов можно в личном кабинете. Система сама напоминает о просрочках и необходимости ускорить процесс. Эффект от этого — экономия до 8 часов в неделю.

После того, как из множества кандидатов отобраны те, с кем компания хочет продолжить работу, рекрутер должен найти заявку, заполнить данные финалиста, сформировать оффер, подготовить документы по выдаче доступов и техники. А затем, наконец, закрыть позицию. На каждого из 20 финалистов, таким образом, уходило около 5 минут. Это 8 часов в неделю. Поскольку цифровые решения интегрированы с мастер-системой, задачи решаются автоматически: рекрутеру достаточно дать отмашку, что кандидата можно брать на работу. Временные затраты радикально снижаются, а на работу с финалистами уходит всего несколько минут в месяц.

Автоматизация рекрутинга — это не просто тренд, а реальный способ высвободить десятки часов рабочего времени и сократить потери кандидатов на всех этапах найма. Благодаря интеграции с мастер-системами, цифровые инструменты берут на себя рутинные действия: от переноса заявок до назначения рекрутеров, подготовки к интервью и взаимодействия с безопасностью.

Эффект от таких изменений измерим: время на подбор сокращается в разы, а рекрутеры получают возможность сосредоточиться на главном — выборе сильных кандидатов и создании эффективной команды. Там, где раньше уходили часы, теперь достаточно нескольких минут. И это — новая реальность цифрового HR.

Если вы хотите увидеть, как это работает на практике, оформите заявку на демо системы автоматизации рекрутмента Юнион. Узнайте, как Юнион поможет сократить рутину, ускорить найм и повысить вовлечённость команды.