Автоматизация подбора персонала или как выстроить эффективный рекрутинг
11.03.202
Если ваша стратегия подбора персонала не приносит ожидаемых результатов, время пересмотреть подходы. Быстро закрывать вакансии поможет автоматизация рекрутинга — это эффективное решение, которое оптимизирует затраты на подбор персонала и помогает привлекать лучшие таланты за счет освобождения от рутинных операций. В этой статье мы рассмотрим, как системы автоматизации подбора персонала позволяют ускорить работу HR-специалистов и повысить качество найма.
Когда нужна автоматизация рекрутинг
В среднем 40% рабочего времени сотрудники кадровой службы тратят на рутинные операции. В такой ситуации рекрутер быстро выгорает, потому что значительная часть рабочего времени уходит на рутинные задачи вроде звонков кандидатам и составления отчетов для заказчиков. Рутину и даже некоторые сложные задачи можно «делегировать» сервисам по автоматизации HR-процессов. Однако многие компании откладывают автоматизацию рекрутинга, считая, что это необходимо лишь крупному бизнесу. Но это заблуждение. Выстраивать правильные процессы проще на маленьких объемах найма, когда еще нет хаоса. При таком сценарии можно безболезненно совершенствовать и масштабировать систему по подбору персонала.
Но прежде чем приступать к внедрению программных продуктов, важно оценить потребности и задачи бизнеса, чтобы понимать, какие процессы стоит улучшать. Чаще всего компании прибегают к автоматизации в следующих случаях:
Увеличение объема вакансий, которое требует более комплексного и эффективного подхода к подбору персонала.
Большие временные затраты на поиск и отбор кандидатов.
Низкое качество подбора персонала.
Сложное взаимодействие между отделом HR и другими подразделениями компании.
Нет резервной базы кандидатов.
Преимущества системы автоматизации подбора персонала
Управление вакансиями: рекрутеры могут создавать, отслеживать и управлять всеми этапами процесса найма для каждой вакансии, включая публикацию вакансий, сбор и оценку резюме, а также организацию собеседований.
Обработка кандидатов: система автоматизирует прием и обработку резюме, позволяя эффективнее оценивать кандидатов и формировать офферы.
Взаимодействие с кандидатами: ATS-система упрощает коммуникацию с кандидатами, предлагая рекрутерам шаблоны для ответа на типовые вопросы. Также хорошим помощником в этой задаче выступает чат-бот.
Массовый подбор: система позволяет автоматизировать массовый подбор персонала и нанимать сотни, и даже тысячи человек, за короткий срок за счет оптимизации полного цикла — от формирования потока кандидатов до закрытия позиции.
Аналитика и отчетность: можно использовать различные аналитические инструменты, чтобы отслеживать ключевые метрики найма. Например, сроки закрытия вакансии, эффективность работы рекрутеров, анализ источников привлечения кандидатов и конверсионные показатели.
Отчет"Срок закрытия вакансии"
Главное преимущество систем автоматизированного подбора персонала — это возможность работы в одном окне. ATS-система НОТА предоставляет рекрутеру все необходимые инструменты за счет интеграции платформы с привычными сайтами по подбору персонала, мессенджерами и соцсетями. Среди них: hh.ru, работа.ру, Авито. Работа, LinkedIn, SuperJob, Telegram, WhatsApp и другие. Таким образом, рекрутеру не нужно переключаться между большим количеством вкладок и приложений. HR-платформа НОТА собирает в одном интерфейсе всю информацию о кандидатах из различных источников и позволяет менеджеру определить более эффективный канал поиска для каждой вакансии с помощью обширных возможностей аналитики.
Автоматическое формирование офферов в ATS-системе НОТА
Автоматизация подбора предполагает как улучшение поиска кандидатов, так и процессов найма сотрудников. Например, рекрутерам часто приходится формировать офферы по каждой вакансии. Если рекрутеров избавить от этого процесса, они смогут гораздо больше внимания уделять своей основным задачам — поиску и удержанию талантов.
Приведем в пример один из кейсов вендора НОТА. До внедрения системы автоматизации подбора персонала рекрутер вводил сведения о кандидате в документ Word или электронную таблицу. Для формирования оффера эти данные копировались вручную в шаблон, который не всегда отражал корпоративный стиль и ценности бренда. Файл обходил нескольких ответственных лиц и после утверждения отправлялся кандидату по электронной почте. Претендующий на вакансию должен был распечатать документ, подписать, отсканировать и отправить обратно. Процесс почти всегда сопровождался физической пересылкой бумажных документов по нескольким адресатам для подписи.
Автоматизация формирования офферов релевантным кандидатам в ATS-системе НОТА экономит в 4 раза время рекрутера и избавляет от множества болей «ручного» ввода.
До автоматизации формирования оффера значительное количество времени уходило на этот этап. Это происходило из-за отсутствия единого формата заполнения информации, оффер утверждался не с первого раза. Приходилось его редактировать и отправлять на согласование повторно.В результате автоматизации на финальной стадии подбора специалиста, когда по результатам собеседования выбран лучший кандидат, интервьюеру достаточно сделать отметку в ИТ-системе. Она автоматически создаст оффер, приложит необходимые документы, а также предоставит шаблон с отрицательным ответом для кандидатов, которые не подошли.
Шаблон — для повышения скорости работы с офферами
Для быстрой работы с офферами в ATS-системе НОТА рекрутеры могут использовать шаблоны. Когда кандидат переводится на этап оффера, рекрутер выбирает соответствующий пункт, после чего система автоматически заполняет поля оффера на основе данных из резюме и вакансии. При необходимости рекрутер может откорректировать заполненные данные вручную. Далее рекрутер может предварительно просмотреть и проверить корректность оффера, загрузить его в формате PDF и отправить кандидату. Для HR-специалистов также предусмотрена возможность настройки шаблонов в соответствии с требованиями бизнес-подразделений компании, что обеспечивает единый корпоративный стиль и повышает репутацию бренда. Для оперативного отслеживания процесса найма в шаблонах присутствует поле с датой выставления оффера, которая также отображается в истории кандидата.
Кто выигрывает от автоматизации HR-процессов
По оценке Hewitt Associates, бизнес экономит 10-20% совокупных HR-затрат за счет автоматизации управления персоналом. Кроме того, компания выигрывает время. По мнению экспертов, отличный кандидат уходит с рынка в течение 10 дней. За такой период найти его, оценить и пригласить на работу успеют не все. В выигрышной ситуации остаются те, кто автоматизирует весь процесс — от автоматического размещения вакансий на разных площадках до мгновенного создания оффера для подходящих кандидатов.
Стоит заметить, что, если процесс найма для соискателя прост и прозрачен, это добавляет очков работодателю и укрепляет его HR-бренд. И даже если кандидату отказали, он с большей вероятностью порекомендует компанию другим людям.
В итоге автоматизация подбора персонала с помощью ATS-систем не просто облегчает жизнь рекрутеру, но и приносит значительные выгоды для компании в целом, позволяя укреплять свою конкурентоспособность на рынке труда. Системы вроде ATS от вендора НОТА просты в использовании и внедрении. Вы можете реализовать собственную логику взаимодействия со всеми участниками подбора в единой системе и настроить ее под свои задачи без привлечения разработчиков благодаря Low-Code. Чтобы оценить преимущества HR-платформы от вендора НОТА и протестировать ее на своих задачах, рекрутеры могут воспользоваться бесплатным демо доступом после короткой регистрации на сайте.
