От слов к действиям: как автоматизировать HR и выстроить диалог с IT
Автоматизация HR-процессов сегодня становится одним из ключевых инструментов повышения эффективности бизнеса. Однако внедрение цифровых решений — это не просто выбор платформы, а полноценная трансформация, требующая согласованности внутри HR-команды и грамотного взаимодействия с IT-отделом и внешними подрядчиками. О том, какие подходы к автоматизации сегодня применяются на практике, в чём их преимущества и риски, а также как подготовиться к внедрению системы и наладить диалог с вендором.
В идеальном мире автоматизация HR-процессов дает компании сразу несколько преимуществ: повышение эффективности и точности работы HR-команды, рост удовлетворенности сотрудников. Но в реальности цифровизация оказывается сложной задачей на всех этапах: от внедрения систем до их использования. В этой статье рассматривается, как автоматизировать процессы, чтобы результат действительно стоил приложенных усилий.
При общих преимуществах автоматизации реализовывать ее можно по-разному. Первый подход — это использование множества систем для всех процессов, его еще называют «зоопарком» решений. Второй — работа с одним поставщиком и создание единой HR-платформы, подходящей для разных HR-задач. Многие HR-команды сомневаются, какой подход выбрать. Далее расскажем о плюсах и минусах каждого подхода.
Подход «зоопарка» решений имеет как плюсы так и минусы.
Плюсы. Работа с разными поставщиками дает возможность настраивать каждый HR-процесс индивидуально и приоритизировать автоматизацию HR-блоков в зависимости от бизнес-целей и ресурсов компании. Например, сначала перестроить рекрутмент, а развитие корпоративного обучения оставить на потом. Если трансформации разных HR-процессов идут независимо друг от друга, то между их лидерами не возникает конфликт интересов, а подрядчик имеет возможность глубже вникнуть в более узкую задачу.
Минусы. Переход между разными решениями не может быть абсолютно бесшовным. Чем больше различных систем внедрено в компании, тем больше сложностей будет у пользователей: это необходимость обучаться работе в каждом сервисе или приложении, постоянно переключаться между ними и помнить обо всех особенностях синхронизации и переноса данных.
У единой HR-платформы также можно выделить два плюса и один минус.
Плюсы. В отличие от «зоопарка» решений, переход между разными HR-блоками и модулями бесшовен, существует единое окно входа. Есть возможность автоматизировать все и сразу — так выстраивается понятный путь сотрудника в компании. Для заказчика проще контактировать с одним подрядчиком, которому можно задать все вопросы и обрисовать проблему целиком.
Минусы. У разных HR-процессов разная специфика, поэтому требуется большая предварительная работа внутри компании, чтобы согласовать единый подход к автоматизации. В противном случае единая платформа в одних задачах станет эффективным инструментом, а в других — тормозящей процессы формальностью.
Как надо составлять техническое задание
Грамотный подход к разработке техзадания предполагает тщательный анализ потребностей компании, четкое формулирование задач, вовлечение всех заинтересованных сторон.
Чего ждут от компании поставщики IT-решения
Для вендора ПО необходимо, чтобы со стороны клиента была выделена команда (HR-бизнес-партнер, HR-аналитик, системный аналитик и другие). На принятие решений должны влиять не только руководители, но и рядовые специалисты, которым предстоит взаимодействовать с системой ежедневно. Например, отсутствие грамотного аналитика и руководителя проекта может привести к нереалистичным ожиданиям, проблемам с интеграцией и, в конечном итоге, к провалу попытки автоматизировать процессы. Создание полноценной команды и эффективный диалог способствуют более глубокому пониманию потребностей всех участников рабочего процесса.
На следующем шаге подрядчику необходимо техническое задание от заказчика. Клиенты часто недооценивают значимость этого этапа работы, но в разных компаниях HR-процессы выстраиваются по-разному, поэтому их автоматизация требует настройки в соответствии с уникальными потребностями конкретного бизнеса. Только экспертизы подрядчика для этого недостаточно — необходимо вовлечение команды клиента. Грамотный подход к разработке технического задания предполагает тщательный анализ потребностей компании, четкое формулирование задач, вовлечение всех заинтересованных сторон и учет бюджетных ограничений. Копирование чужого опыта без оглядки на индивидуальную специфику нередко приводит к выбору неподходящего решения и переплатам за ненужный функционал.
Также поставщики ПО, как правило, предпочитают провести полноценную предпроектную работу до подписания договора: детально выяснить потребности заказчика, рассказать о своем продукте, чтобы клиент погрузился в нюансы и сформировал реалистичные ожидания, и, наконец, провести тест-драйв решения. Цель пилотирования системы — выявить и устранить проблемы до полного ее развертывания, понять, что компании реально нужно из всего пула возможностей вендора. Отказ от тестирования повлечет за собой ситуацию, когда ошибки системы выявит конечный пользователь. Исправление проблем на данном этапе потребует большего количества финансовых затрат, а также в итоге снизит лояльность аудитории проекта.
Как сделать взаимодействие с поставщиком IT-решения проще
Наладить процесс взаимодействия между HR и вендором IT-решения по автоматизации может быть достаточно просто. Вот несколько актуальных советов.
Указывайте цели и предпосылки проекта — зачем компании необходима автоматизация именно сейчас, чего хочется достичь, был ли подобный опыт в прошлом. Составляйте подробное и корректное техническое задание. Поясняйте, с чем связаны сроки внедрения системы. Указывайте требования к организации работ и проектному управлению. Лучше сразу определиться с механикой согласования, промежуточными точками и способами коммуникации между командами разработчика и клиента. Описывайте не только отдельные особенности системы, но и весь процесс целиком. Прикладывайте существующую документацию по процессам.
Универсальных алгоритмов внедрения в нынешних нестабильных условиях не существует, но есть универсальные закономерности, которые работают вне зависимости от масштаба проекта.
Автоматизация HR-процессов — это не просто выбор удобного инструмента, а важный шаг к повышению эффективности бизнеса. Успешное внедрение требует слаженной работы HR-команды, IT-специалистов и внешних партнёров. Чтобы убедиться, как HR-платформа Юнион поможет пройти этот путь легко и результативно, оформите заявку на демо
по ссылке.