Планирование работы с источниками найма играет решающую роль в успешном поиске сотрудника. Оно начинается с подбора инструментария, который от компании к компании может меняться. Но чаще всего бизнес интересуется решениями для управления бюджетом и сроками закрытия вакансий. Первый инструмент позволяет определить необходимый бюджет на поиск сотрудника, в том числе рассчитать цену размещения вакансии в зависимости от региона и используемой рекрутинговой платформы. На этом этапе можно сэкономить бюджет, исключив неэффективные источники. Для этого важно понять, сколько денег компания потратит на размещение объявлений на всех внешних HR-площадках и сравнить эти расходы с числом финальных кандидатов от каждого ресурса.

Автоматизация позволяет сделать такой расчет простым и быстрым. Второй инструмент, который используется для управления сроками и качеством подбора, позволяет оптимизировать уже сам процесс найма. Часто HR-специалисты задерживают обработку новых заявок из-за большого потока рутинных задач. Сервис, в который встроены автоматические подсказки по срокам закрытия вакансий (SLA) и уведомления о соискателях, ожидающих ответа, экономит время нанимающего менеджера и снижает риски человеческой ошибки. Если при этом ИТ-решение работает в формате единого окна и бесшовно передает информацию о вакансиях из системы кадрового учета в систему отслеживания кандидата (ATS — от англ. Applicant Tracking System), это дает ощутимое ускорение подбора кадров. Учитывая, что на ручной ввод этих сведений уходит до 5 минут, компания, в которой закрывают примерно 10 позиций в день, только на этом сэкономит примерно 4,5 часа в неделю.

Современная ИТ-система для рекрутинга содержит аналитический модуль, который в автоматическом режиме предоставляет топ-менеджеру ключевые показатели эффективности каждого сотрудника кадровой службы и помогает контролировать нагрузку на специалистов.

Еще один важный этап подбора персонала — взаимодействие с соискателями. Чтобы не упустить ценного кандидата, задержав ответ или пропустив в потоке интересное резюме, рекрутеру также важно использовать инструменты автоматизации. Отечественные вендоры интегрируют в свои HR-решения все ведущие внешние платформы по подбору персонала, мессенджеры для общения с кандидатами и чат-боты для автоматических опросов соискателя. Сервис единого окна позволяет оформить заявку на подбор, автоматически назначить рекрутера на каждую вакансию, а также вести базу соискателей и отслеживать этапы коммуникации с ними: система отправит напоминание HR-специалисту, если соискатель долго не получал обратную связь, что существенно снижает вероятность потери потенциальных работников. Для повышения эффективности найма в мастер-системе может быть создан личный кабинет каждого кандидата.

Подобный сервис позволяет составлять чек-листы со стандартным набором вопросов, благодаря чему рекрутер быстрее проверяет соискателя на соответствие базовым требованиям, и оперативно получает реакцию от заказчика подбора. Встроенные шаблоны дают возможность быстро разработать анкеты под различные вакансии, что также ускоряет темп отбора.

При массовом найме организовать процесс коммуникации и скрининга подходящих кандидатов помогут готовые рассылки при помощи чат-бота. Сервис используется для автоматического ответа на часто задаваемые вопросы, информирования о кадровой политике компании и приглашений на собеседование или отказов. Это не только делает процесс подбора персонала быстрее, но и повышает уровень лояльности действующих и потенциальных сотрудников.

Успешная координация всех служб компании — важный момент в трудоустройстве подходящего кандидата. HR Tech-система позволяет подключить на нужном этапе к рассмотрению кандидата сотрудников службы безопасности организации. Часто им предоставляют лишь сервисный аккаунт в ATS, где они могут следить за статусом кандидата. Однако остальной процесс — от передачи данных на проверку до получения обратной связи — происходит вне системы и подразумевает ручную обработку информации, что увеличивает риск ошибки и замедляет наем. В системе с единым окном и у службы безопасности, и у рекрутеров есть доступ ко всей необходимой информации о кандидатах, SLA, статусах и результатах проверки.

Это существенно сокращает время на взаимодействие между отделами. Автоматизация работы с финалистами — последний штрих к идеальному завершению рекрутинга. Оформление оффера и подготовка документов становятся делом одного клика. Внедрение цифровых технологий, в том числе искусственного интеллекта в систему найма позволяет бизнесу ускорить процесс отбора кандидатов, экономя в масштабах корпорации до 75 рабочих часов в неделю и до 3,5 млн рублей в год. Уже в ближайшем будущем благодаря развитию и удешевлению интеграции технологий возможность оптимизировать процесс подбора работников станет доступна и малым компаниям.