Главная задача цифровой трансформации документооборота — избавиться от классических бумажных носителей. Множество государственных сервисов, которые десятилетиями использовали бумажные документы, уже переведены в электронный формат: например, выдача больничного, оформление паспорта или взаимодействие с налоговыми органами. Важным шагом для государства стало внедрение в 2021 году электронных трудовых книжек. Законопроект обсуждался несколько лет, и только после интеграции баз данных ПФР и ФСС и настройки процессов услуга стала общедоступной.

Сейчас каждый гражданин на «Госуслугах» может запросить данные о трудовом стаже, подтвердить факт и сроки работы в организациях в несколько кликов. Чтобы оформить ежемесячное пособие на детей, субсидию на оплату ЖКУ или прикрепиться к поликлинике в Москве, теперь не нужно тратить время на сбор справок и выписок. Достаточно заполнить электронное заявление на портале «Госуслуг», и госорганы самостоятельно запросят необходимые сведения через систему межведомственного электронного взаимодействия. По данным ДИП Москвы, в 2023 году цифровые услуги и сервисы столицы избавили горожан от необходимости предоставлять в ведомства для получения госуслуг более 275 млн. бумажных документов.

Одним из стимулов для автоматизации бизнес-процессов является налоговый мониторинг. ФНС России разрабатывает новые подходы к цифровизации контроля и электронному обмену документами. В 2024 году налоговый мониторинг будет проводиться в отношении 569 компаний из 20 отраслей экономики, сообщили в ФНС. В числе новичков — 128 организаций (прирост на 25%). При этом всё больше компаний предпочитают взаимодействовать с ФНС через витрину данных, а не через предоставление ей удаленного доступа к учетной системе. Словом, ключевые сервисы для населения и бизнеса уже существуют в цифровом виде, а услуги становятся всё быстрее, удобнее и доступнее. Почему же сохраняется бумажный документооборот Чтобы понять причины сохранения традиционных бумажных носителей, можно обратиться к практике ФНС, которая выступает лидером по скорости трансформации. Один из факторов — переводу в электронный вид подлежат не все виды корреспонденции. Перечень документов, утвержденный ФНС РФ, который сейчас используются в ЭДО, небольшой. Организации широко применяют универсальный передаточный документ (УПД), товарную накладную, путевой лист автомобиля, корректировочный счет-фактуру и т.д. Эти документы, созданные в соответствии с утвержденным форматом в электронном виде и подписанные УКЭП, являются юридически значимыми и хранятся в электронном виде, все остальные не могут избежать бумажного вида. В 2024 году ФНС РФ утвердил новые форматы универсального передаточного документа и счета-фактуры, подразумевающие специальный код, который составляется при внутреннем перемещении имущества. Эта мера позволит бизнесу автоматизировать внешний и внутренний процессы работы с документами. При этом налогоплательщики до 1 апреля 2025 года смогут продолжить создавать, подписывать и обмениваться электронными счетами-фактурами по формату, который применялся ранее. Кроме того, есть регуляторные нюансы взаимодействия организаций с ФНС.

Так, например, налоговый орган во время проверки запрашивает документы, регистры бухгалтерского или налогового учета, которые раскрывают данные налоговых деклараций, в электронном виде. В ответ компания направляет сканы бумажных документов или файлы в форматах pdf, xlsx или docx. Эти регистры создаются в учётных системах компаний, но их цифровой формат не утвержден на законодательном уровне. В результате бизнес обязан распечатывать эти файлы и хранить несколько лет. Соответственно, компания несет дополнительные затраты на бумагу, картриджи, аренду площадей, где будут храниться оригиналы документов, отопление помещений и зарплаты сотрудникам, которые обслуживают процесс. Еще один нюанс, который в некоторой степени тормозит развитие ЭДО — различие технологий, которые используют операторы ЭДО для формирования и передачи документов. В России электронный документ формируется в XML-формате, удобном для программного обеспечения. Человек же его не воспринимает: ему привычнее «визуальная форма», которую он может увидеть на экране компьютера или смартфона. Вместо собственноручной подписи в такой форме стоит штамп с информацией о дате подписания и самом подписанте. Однако в России данный формат не легализован в полной мере – юридически его нельзя считать электронным документом. Автоматизацию также тормозят сложность и высокая стоимость разработки ИТ-систем, длительная окупаемость таких проектов, а также архаичность самих бизнес-процессов. Последнее из перечисленных препятствий может быть актуально и для компаний, переходящих на налоговый мониторинг. Прежде чем вступить в новый режим, они вынуждены проводить «догоняющую» цифровизацию.

Обмениваться электронными документами можно не только между различными компаниями или госорганами внутри страны, но и с контрагентами за границей. Показателен опыт Белоруссии, в которой определено единое хранилище электронных документов участников бюджетного процесса. Для совместного использования документов органам власти и бизнесом достаточно разместить электронный документ в подсистеме хранения ЭД и инициировать передачу ссылки на него получателю. В Белоруссии, в отличии от России, электронный документ состоит из двух форматов: читаемого машиной и удобной для восприятия человеком. Несмотря на различия в нормативно-правовой сфере мы неминуемо движемся к транснациональному электронному документообороту. Цифровизация процесса сэкономит бюджеты и время: сейчас стоимость отправки заказного международного отправления составляет в среднем несколько тысяч рублей, а срок доставки — от двух до пяти рабочих дней. Задачи государственной киберважности С увеличением количества доступных цифровых услуг растут и угрозы национальной безопасности в ИТ-сфере: DDoS-атаки, фишинг и социальная инженерия, утечки и подделка данных.

Электронный документооборот часто включает взаимодействие с внешними сторонами: клиентами, поставщиками, партнёрами. Поэтому защита безопасности ЭДО становится фундаментальным элементом поддержания доверия и успешных взаимоотношений. Наряду с основными источниками угроз — внешними злоумышленниками — опасность может исходить и от пользователей системы ЭДО, у которых есть неограниченные права доступа к контенту и настройкам системы. Не менее 70% потерь информации происходит в результате именно внутренних атак. Недостаточный уровень безопасности может привести к серьёзным последствиям: нарушению доверия партнёров и клиентов, финансовым убыткам и репутационным потерям. Поэтому государство и бизнес стараются создать комплексную стратегию безопасности ЭДО, включающую технические, организационные и обучающие меры. В первую очередь это касается шифрования данных — это надёжный метод защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа. Ещё один инструмент – система аутентификации и авторизации. Она обеспечивает гранулярный контроль доступа, регулируемый на уровне ролей и обеспечивающий адекватное использование данных. И последнее — системы защищённого электронного документооборота. Такие решения поддерживают функции шифрования, контроля доступа, аудита действий и не только. Успешные проекты по СЭД, включающие разработку, внедрение и поддержку систем, позволяют объединить перечисленные средства и методы защиты для создания по-настоящему защищенных каналов ЭДО — внутренних и внешних. Когда мы сможем отказать от «бумаги»? Сокращение бумажного документооборота — один из показателей скорости цифровизации. Сейчас уовень проникновения цифровых технологий во взаимодействии компаний с госорганами достаточно высок: документооборот уже на 36% является электронным и как минимум затрагивает производителей и дистрибьюторов товаров с обязательной маркировкой (табак, обувь, парфюмерия, фототехника, шины). Однако ситуация разнится от отрасли к отрасли. Так, доля электронного документооборота в транспортной сфере в 2023 году составила всего 1%. Это при том, что цифровизация имеет явный экономический стимул: обслуживание одного бумажного документа обходится компаниям в 450 рублей — это в 45 раз выше, чем в случае электронного документа (10 рублей). Тем не менее, полного отказа от бумажных носителей пока не произошло. Подходы, которые формировались десятилетиями, требуют трансформации на уровне пересмотра бизнес-процессов, обновления законодательной базы. И чем больше документов в периметре дистанционного взаимодействия будет появляться в законодательно утверждённом электронном формате, тем быстрее мы уйдем от бумажного делопроизводства.