В глазах обывателя поиск сотрудника выглядит так: рекрутер размещает вакансию, ищет подходящих кандидатов и приглашает их на собеседование. В реальности за каждым из этапов кроется множество процессов. Сначала HR-отдел узнает, что в компании открылась позиция. Затем задачу распределяют на одного из менеджеров, который и размещает вакансию. Процесс отбора состоит из ряда собеседований, в том числе с будущими коллегами. Иногда обязательный этап — проверка службой безопасности и прохождение медкомиссии. Это требует слаженной координации между рекрутером, стейкхолдерами и кандидатом.

Получается, простой путь «вакансия-поиск-одобрение-оффер»‎ скрывает множество рутинных операций, которые при высокой загрузке становятся узким горлышком в воронке соискателей. В теории решить проблему можно, наняв больше рекрутеров. Но чем крупнее команда, тем сложнее становятся связи внутри нее, так что экстенсивный рост не всегда позволяет справиться с поставленной задачей. Кроме того, увеличение персонала в подразделении несет в себе дополнительную нагрузку на бюджет организации, что не всегда оправданно. Освободить HR-специалистов от монотонной работы помогают цифровые системы. Но как именно?

Возьмем для примера компанию, HR-специалист которой за день формирует 10 новых вакансий, обрабатывает по ним 100 кандидатов и в итоге получает 20 финалистов. Значения условны, но приближены к реальности: именно с такими объемами сталкиваются рекрутеры в крупном бизнесе. На рутинные операции уходит почти все рабочее время, из-за чего страдает эффективность.

Предположим, эта компания хочет справиться с проблемой низкой скорости отбора кандидатов — и решает автоматизировать часть процессов. Разберем, как именно автоматизация с помощью рекрутинговой системы повышает эффективность рекрутинга на разных этапах найма:

Информация о необходимости в новом сотруднике поступает рекрутеру компании из мастер-системы. Ручной перенос данных по одной вакансии занимал около 5 минут — на первый взгляд, это немного. Но при формировании десяти вакансий в день значение увеличивается до 50 минут, в неделю — до 4 часов.

Решения для автоматизации рекрутинга за счет бесшовной интеграции с мастер-системой сводят практически к нулю временные затраты на перенос заявок: вместо 4 часов специалист тратит на это всего несколько минут в неделю.

HR-отдел в компании состоит из множества сотрудников, у них есть своя специализация. Одни лучше знают, как работать с соискателями из ИТ, другие — с сотрудниками бэк-офиса и т.д. Заявки из мастер-системы распределяются между ними: если это делать вручную, процесс занимает около двух минут для каждой вакансии. При объеме в десять вакансий в день — это полтора часа в неделю. Другое дело — распределять заявки автоматически с помощью HR-платформы. Тогда временные затраты на назначение рекрутера сокращаются с шести часов до нескольких минут в месяц.

Важно не просто назначить ответственного рекрутера, но и проследить, чтобы он пообщался с кандидатом. Часто специалисты после распределения вакансий не успевают связаться с соискателем и тот принимает другой оффер.

На выявление в базе компании «упущенных» кандидатов по каждой вакансии ежедневно уходило около 5 минут: нужно найти карточку, проверить ее статус, посмотреть историю переписки и телефонных разговоров. Десять вакансий в день, пять дней в неделю — получается около 4 часов. При этом никто не мог гарантировать стопроцентное покрытие — часть кандидатов рекрутеры все равно пропускали из-за неэффективно выстроенных процессов.

Если автоматизировать процесс найма, система может следить за кандидатами, проставлять им статусы и уведомлять менеджеров о просрочке без дополнительного контроля. Это снижает затраты до нескольких минут в неделю, а также уменьшает число потерянных соискателей.

У выбранной нами компании несколько направлений подбора. Для каждого существуют свои чек-листы и скрипты коммуникаций с потенциальным кандидатом Время рекрутера тратилось и на выбор нужного, и на оцифровку вопросов-ответов. Если на каждого из 100 кандидатов уходит около 5 минут в день, то в пересчете на неделю значение составляло 40 часов.

Цифровое решение самостоятельно предлагает нужный чек-лист с набором вопросов — исходя из необходимых скиллов и тех компетенций, которые оцениваются в процессе собеседования. Это радикально снизило временные затраты — до пары минут в день.

Раньше заказчики мало интересовались процессом подбора. Из-за этого, по нашим подсчётам, без обратной связи оставался каждый пятый соискатель, а на взаимодействие с командой по всем вакансиям HR-специалист тратил около 100 минут ежедневно или 8 часов в неделю.

Современные HR-платформы подсвечивают кандидатов, по которым есть просрочка. Как показывает практика, внедрение этой функции позволило сэкономить на каждом из сотни соискателей около часа в месяц.

Это актуально и для взаимодействия с сотрудниками службы безопасности (СБ): сотни минут уходили на коммуникацию и апдейты. Сотрудники СБ — отдельный департамент, слабо интегрированный с остальными системами компании. Рекрутер был вынужден в индивидуальном порядке отправлять анкеты и отслеживать получение результата. Для каждого из двадцати финалистов процесс занимал около 5 минут.

Автоматизированная система полноценно интегрировала службу безопасности в процесс: теперь запросы распределяются между сотрудниками автоматически, а быстро принять решение по каждому из кандидатов можно в личном кабинете. Система сама напоминает о просрочках и необходимости ускорить процесс. Эффект от этого — экономия до 8 часов в неделю.

После того, как из множества кандидатов отобраны те, с кем компания хочет продолжить работу, рекрутер должен найти заявку, заполнить данные финалиста, сформировать оффер, подготовить документы по выдаче доступов и техники. А затем, наконец, закрыть позицию. На каждого из 20 финалистов, таким образом, уходило около 5 минут. Это 8 часов в неделю.

Поскольку цифровые решения интегрированы с мастер-системой, задачи решаются автоматически: рекрутеру достаточно дать отмашку, что кандидата можно брать на работу. Временные затраты радикально снижаются, а на работу с финалистами уходит всего несколько минут в месяц.

Главный плюс от внедрения цифрового решения — экономия времени. Без автоматизации рутинные операции в компании занимали около 70 часов в неделю — одному сотруднику на это потребовалось бы почти две рабочие недели или трое суток без сна и перерывов на обед. После автоматизации все задачи решаются за час.

Второй бенефит — рост эффективности. Заявки переносятся одной кнопкой и не теряются, команда формируется автоматически, а заказчики и сотрудники СБ эффективнее вовлекаются в процесс. И число «упущенных» кандидатов снижается.

Наконец, третий положительный эффект — стандартизация. Причем не только вопросов и чек-листов, но и всего процесса в целом. Сокращается влияние человеческого фактора, становится меньше не только «упущенных» по объективным причинам кандидатов, но и тех, кого по тем или иным причинам оттолкнуло отношение рекрутера.

Автоматизация рекрутинга — необходимый элемент для повышения продуктивности всей компании. По подсчетам экспертов вендора НОТА, ежегодная экономическая выгода от внедрения решения для автоматизации найма в среднем по российскому рынку может составлять несколько миллионов рублей.

Люди — основа любого бизнеса, и чем эффективнее выстроен процесс их поиска и подбора, тем проще организации развиваться и выстраивать свою деятельность. Современные решения позволяют освободить HR-специалистов от рутинных операций и дать им время на решение более творческих задач — это снижает вероятность простоев и ошибок, а также помогает пополнять команду вовлеченными и заинтересованными кадрами.